Privacyverklaring WepFlow
Laatst bijgewerkt: 23-9-2026
1. Wie zijn wij?
WepFlow is een product van Het Wep, gevestigd aan het Havenplein 12, 7411 ME Deventer, Nederland.
- KvK-nummer: 09122973
- BTW-nummer: NL002164755B19
- E-mail: connect@wepflow.nl
Het Wep is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt via wepflow.nl en het WepFlow platform.
2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring geldt voor:
- Bezoekers van wepflow.nl
- Beheerders van organisaties die gebruikmaken van het WepFlow platform
- Leden van netwerkorganisaties die via WepFlow zijn uitgenodigd en een account hebben aangemaakt
3. Welke gegevens verwerken wij?
3.1 Bezoekers van wepflow.nl
Bij een bezoek aan onze website worden automatisch technische gegevens verzameld, zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina's. Deze gegevens worden gebruikt voor het bijhouden van websitestatistieken via Google Analytics of Google Tag Manager. Zie ook ons cookiebeleid.
3.2 Contactformulier
Als je het contactformulier invult, verwerken wij de volgende gegevens:
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer (optioneel)
- Organisatienaam (optioneel)
- De inhoud van je bericht
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om je vraag te beantwoorden of contact met je op te nemen.
3.3 Gebruikers van het WepFlow platform
Voor leden en beheerders van organisaties die gebruikmaken van WepFlow verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Persoonsgegevens:
- Voornaam en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Profielfoto (optioneel)
- Functie
- Verjaardag (optioneel)
- LinkedIn-profiel (optioneel)
- Elevator pitch (optioneel)
Bedrijfsgegevens:
- Bedrijfsnaam
- KvK-nummer (optioneel)
- BTW-nummer (optioneel)
- Bedrijfsadres
- Bedrijfswebsite
- Branche
Platformgegevens:
- Geregistreerde aanbevelingen en omzetcijfers
- 1-op-1 gesprekken
- Aanwezigheidsregistratie
- Berichten verstuurd via het platform
- Logingegevens en accountinformatie
4. Waarom verwerken wij deze gegevens?
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Het leveren van het WepFlow platform | Uitvoering overeenkomst |
| Communicatie over het platform en abonnement | Uitvoering overeenkomst |
| Facturatie en abonnementsbeheer | Uitvoering overeenkomst / wettelijke verplichting |
| Beantwoorden van vragen via het contactformulier | Gerechtvaardigd belang |
| Websitestatistieken via Google Analytics / GTM | Toestemming (via cookiebalk) |
| Versturen van e-mailnotificaties en uitnodigingen | Uitvoering overeenkomst |
| Beveiliging en fraudepreventie | Gerechtvaardigd belang |
5. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk. De volgende bewaartermijnen gelden:
| Categorie | Bewaartermijn | Actie na termijn |
|---|---|---|
| Persoonsgegevens (naam, e-mail, telefoon, foto) | Einde lidmaatschap + 1 jaar | Anonimiseren |
| Bedrijfsgegevens | Einde lidmaatschap + 1 jaar | Verwijderen |
| Aanbevelingen en omzetcijfers | Duur abonnement organisatie | Anonimiseren |
| 1-op-1 registraties | Duur abonnement organisatie | Anonimiseren |
| Aanwezigheidsregistratie | Duur abonnement organisatie | Anonimiseren |
| Berichten | 6 maanden na verzending | Verwijderen |
| Facturen en financiële gegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) | Verwijderen |
| Contactformulier berichten | 1 jaar | Verwijderen |
| Websitestatistieken | Conform Google Analytics beleid | — |
Na beëindiging van het abonnement worden alle persoonsgegevens geanonimiseerd of verwijderd conform bovenstaande termijnen. Geanonimiseerde statistieken — waarbij geen herleidbaarheid naar een persoon meer mogelijk is — kunnen langer worden bewaard voor historische rapportages van de organisatie.
6. Met wie delen wij gegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Verwerkers:
| Partij | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Strato AG | Hosting en opslag van gegevens | Duitsland (EU) |
| Amazon Web Services (AWS) | Verzenden van e-mail via SES (eu-west-3, Parijs) | EU |
| Websitestatistieken via Google Analytics / GTM | Zie Google-beleid |
Met alle verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten. Gegevens worden niet verkocht aan derden en niet gebruikt voor marketingdoeleinden van derden.
7. Beveiliging
Het Wep neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen:
- Alle verbindingen zijn beveiligd via HTTPS/SSL
- Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen
- Toegang tot het platform is beveiligd met tweefactorauthenticatie (optioneel)
- Gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers binnen de Europese Unie
8. Cookies
Wepflow.nl maakt gebruik van cookies. Meer informatie over welke cookies wij gebruiken en waarvoor vind je in ons cookiebeleid.
9. Jouw rechten
Als betrokkene heb je de volgende rechten op grond van de AVG:
- Recht op inzage — je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken
- Recht op correctie — je kunt onjuiste gegevens laten aanpassen
- Recht op verwijdering — je kunt verzoeken om verwijdering van je gegevens
- Recht op beperking — je kunt verzoeken om beperking van de verwerking
- Recht op dataportabiliteit — je kunt je gegevens opvragen in een leesbaar formaat
- Recht op bezwaar — je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
Gebruikers van het WepFlow platform kunnen hun gegevens inzien en aanpassen via hun profielpagina. Voor verzoeken op basis van bovenstaande rechten kun je contact opnemen via connect@wepflow.nl. Wij reageren binnen vier weken.
10. Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
11. Verwerkersovereenkomst
Organisaties die gebruikmaken van het WepFlow platform treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van hun leden. Het Wep treedt op als verwerker. Bij aanvang van het abonnement wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de rechten en plichten van beide partijen zijn vastgelegd.
Voor vragen over de verwerkersovereenkomst kun je contact opnemen via connect@wepflow.nl.
12. Wijzigingen
Wij behouden het recht deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina met een bijgewerkte datum. Bij ingrijpende wijzigingen worden gebruikers van het platform per e-mail geïnformeerd.
13. Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met:
Het Wep
Havenplein 12
7411 ME Deventer
connect@wepflow.nl